POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, la Fundación Manos Pintadas de Azul asume el compromiso de velar por la debida protección de los derechos de los Titulares de la información, así como de amparar la información personal suministrada por estos. En este sentido la Fundación Manos Pintadas de Azul, ha definido la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSNALES.

 

1. ALCANCE

 

Esta política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos electrónicas o físicas que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Fundación Manos Pintadas de Azul (en adelante “LA FUNDACIÓN”).

 

La presente política aplica, respecto de la recolección, recaudación, almacenamiento, uso, circulación, supresión, compilación, intercambio, entrega, actualización y las demás actividades, procedimientos y procesos que constituyan tratamiento de datos.

 

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La Fundación Manos Pintadas de Azul es una entidad sin ánimo de lucro, debidamente registrada en cámara de comercio mediante inscripción No: S0047734 de fecha 16 de diciembre de 2014 e identificada con NIT: 900801142-1, como régimen especial, es considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.

 

Domiciliada en la ciudad de Bogotá en la carrera 14 #93B-15.

Correo electrónico: fundación@manospintadasdeazul.com.

Teléfono: 5938111 Ext: 224.

 

3. DEFINICIONES

 

·         AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

·         BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 

·         DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

·         ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. 

·         RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 

·         TÉRMINOS Y CONDICIONES: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines. 

·         ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

·         LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

·         TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

·         TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

·         TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

4. TRATAMIENTO

 

La Fundación, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.

 

La Fundación recolecta datos personales a través de distintos canales de comunicación como, nuestra página web www.manospintadasdeazul.com, actividades que realiza La Fundación, referidos que proporcionan información de contacto, así como en las atenciones recibidas por parte del personal voluntariado.

 

También se solicita y actualiza los datos personales vía telefónica directamente o a través de terceros con el fin de tener nuestras bases de datos actualizadas, posterior a esto por medio de un correo electrónico verificando y comunicando la información obtenida.

 

Los siguientes son los casos en los que compartiremos con terceros la información:

 

a. Con las personas naturales o jurídicas a fin de apoyar las operaciones y actividades tendientes a desarrollar el objeto social.

b. Con entidades financieras, crediticias.

c. A entidades jurídicas/judiciales o autoridades administrativas cuando así lo requieran.

d. Con aliados estratégicos en especial con las empresas que conforman el grupo empresarial de MEDPLUS GROUP.

 

La información suministrada por los titulares será consultada o usada con la finalidad general de realizar y ejercer el objeto social de LA FUNDACIÓN, así como todo aquello con los que éste se relacione. La finalidad general del tratamiento responde, de acuerdo con lo indicado, a los propósitos de LA FUNDACIÓN, fijados estatutariamente, y a las demás disposiciones que la rigen.

 

5 FINALIDAD.

 

La Fundación no difunde, no vende y no alquila a terceros información personal que haya sido  suministrada por el Titular, donantes, clientes y/o usuarios de la página web.

 

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de La Fundación con las siguientes finalidades:

 

1. Contactar al titular para los casos que se organicen las brigadas u otras actividades relacionadas con la operación de La Fundación.

2. Para el envío de comunicados relacionados con la operación de La Fundación.

3. Para la entrega adecuada de productos adquiridos por los clientes.

4. Con fines contables y tributarios.

5. Con fines estadísticos.

 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de La Fundación tienen los siguientes derechos, de los que pueden hacer uso en cualquier momento:

 

1. El Titular podrá optar por no recibir nuestras comunicaciones o servicios electrónicos, cambiando la opción de notificaciones dada en el Sitio Web, o mediante el enlace que se envía adjunto a todos los correos y comunicaciones de la Fundación, el cual le permitirá dejar de estar suscrito en la lista de mensajes electrónicos para ese servicio o distribución particular.

2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

3. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

7. DATOS SENSIBLES

 

Para el caso de datos personales sensibles, tales como historias clínicas, información de menores de edad, diagnósticos y demás que se recolecten LA FUNDACIÓN podrá́ hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

 

a) El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá́ ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

8. DEBERES DE LA FUNDACIÓN COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

LA FUNDACIÓN como responsable del tratamiento de datos personales, dará pleno cumplimiento a los deberes que en tal calidad le correspondan, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

 

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente manual.

9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.

11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

12. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

9. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

 

1. Consulta:

 

a. Los titulares de datos personales o sus causahabientes deben dirigir sus consultas y peticiones al correo fundación@manospintadasdeazul.com o radicar comunicación escrita en la Carrera 14 No. 93B-15 de la ciudad de Bogotá D.C.

b. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, deberá suministrar al titular o causahabiente que realice una solicitud de consulta, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con su identificación, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

c. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

2. Reclamos:

 

El titular o causahabiente que considere que la información contenida en sus bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en el presente manual, podrá presentar un reclamo a LA FUNDACIÓN el cual será tramitado bajo las siguientes actividades:

 

a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, al correo electrónico fundación@manospintadasdeazul.com, o radicar comunicación escrita en la Carrera 14 No. 93B-15 de la ciudad de Bogotá D.C., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, LA FUNDACIÓN solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que complemente la información faltante. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3. Revocatoria de la autorización y supresión del dato:

 

Los titulares de la información, o sus causahabientes podrán en todo momento solicitar a LA FUNDACIÓN la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento y requisitos previstos en el presente manual.

 

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

LA FUNDACIÓN pone a disposición del titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada tales como: correo electrónico a fundación@manospintadasdeazul.com o radicar comunicación escrita en la Carrera 14 No. 93B-15 de la ciudad de Bogotá D.C.

 

4. Del derecho de actualización, rectificación y supresión:

 

LA FUNDACIÓN tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

 

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

 

LA FUNDACIÓN tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

 

LA FUNDACIÓN podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

5. Es importante tener en cuenta que la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato no es absoluto y LA FUNDACIÓN puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones prejudiciales, judiciales y/o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación o persecución de delitos o sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

6. Transmisión y/o transferencia internacional de datos personales:

 

En cumplimiento y desarrollo de su objeto social LA FUNDACIÓN, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA FUNDACIÓN, ésta última podrá́ realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con LA FUNDACIÓN. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, LA FUNDACIÓN tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá́ ser utilizada para asuntos directamente relacionados con LA FUNDACIÓN y solamente mientras ésta dure y no podrá́ ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe LA FUNDACIÓN, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. LA FUNDACIÓN, también podrá́ intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

 

a. Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.

b. para cumplir con procesos jurídicos.

c. para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia.

d. para hacer cumplir nuestros términos y condiciones.

e. para proteger nuestras operaciones.

f. para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.

g. obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios.

 

10. AUTORIZACIÓN

 

La Fundación debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

 

El consentimiento debe ser otorgado por el Titular en el momento de la recolección de los Datos Personales.

 

El Titular al momento de ingresar sus datos personales en el sitio Web está autorizando a la Fundación para hacer uso de éstos para las actividades y/o comunicados que se requieran comunicar.

 

11. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

 

La Fundación en estricta aplicación del principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA FUNDACIÓN se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

 

No obstante La Fundación no garantiza que la información suministrada esté completamente a salvo por personas que traten de burlar las medidas de seguridad o de interceptar las transmisiones por internet, en este sentido el Titular acepta el potencial riesgo que ello implica.

 

12. VIGENCIA

 

La Política está vigente desde 30/11/2016